Een eigen geavanceerde kennisomgeving
Een kennisbank is een gespecialiseerde databank waarin kennis over een of meerdere gerelateerde onderwerpen gestructureerd worden opgeslagen of beheerd. Het is dus eigenlijk te vergelijken met een eigen geavanceerde kennisomgeving. Zo stel je informatie op één plaats beschikbaar voor het publiek of een kleinere groep mensen. Dat maakt bestaande kennis inzichtelijk en kennisoverdracht eenvoudig.
Het doel van een kennisbank
Het hoofddoel van een kennisbank is het gestructureerd en overzichtelijk presenteren van relevante informatie. Daardoor hoef je geen tijd meer te verspillen aan het doorzoeken van informatie. De tijd die je voorheen kwijt was aan het doorzoeken van informatie kun je nu besteden aan nuttige dingen.
Gestructureerdheid is ontzettend belangrijk om de kennisbank zo overzichtelijk mogelijk te houden. Daarvoor is de kennisbank onderverdeeld in losse, korte artikelen die betrekking hebben op een breed onderwerp en die met een logische opzet worden weergegeven. Zo zorgt de kennisbank ervoor dat de verschillende artikelen, en dus de verschillende kennisniveaus, met elkaar in verbinding staan.
Het voordeel van een kennisbank
Naast overzichtelijkheid en gestructureerdheid biedt een goede kennisbank nog veel meer voordelen:
Alle kennis op één plek beschikbaar. Dit zorgt ervoor dat gebruikers gemakkelijk en snel de nodige informatie kunnen vinden.
Het uploaden en aanpassen van bestanden gaat eenvoudig. Omdat de gehele kennisbank online is, kunnen bestanden eenvoudig gecreëerd of geupload worden. Een aanpassing in een document leidt door de verbindingen ook automatisch tot aanpassingen in andere documenten.
Er is een slimme zoekbalk aanwezig. Met behulp van de slimme zoekbalk kun je op zoekwoorden zoeken. Hierdoor kan de bezoeker via de logische structuur, maar ook door zelf te zoeken de juiste kennis vinden.
Mogelijkheid tot uitbreiding. Een kennisbank kun je eenvoudig uitbreiden met extra modules. Zo kun je een nieuwsbrief toevoegen of bezoekers laten inschrijven voor een cursus.
Samenvattend zorgt een gestructureerde kennisbank ervoor dat je geen tijd meer hoeft te verspillen aan het zoeken naar informatie. Daarnaast hoef je je geen zorgen te maken dat kennis niet wordt gedeeld of verloren gaat. Een kennisbank is namelijk ontzettend gebruiksvriendelijk en toegankelijk. De kennis is dan ook voor iedereen beschikbaar en makkelijk te vinden. Dat maakt kennisoverdracht eenvoudiger.
Voor wie is een kennisbank geschikt?
In een breed begrip is een kennisbank geschikt voor iedere kennisintensieve organisatie die kennis wilt delen om leden, medewerkers, klanten etc. in een bepaalde kennisbehoefte te voorzien. In andere woorden; een behoefte om op een eenvoudige en overzichtelijke wijze kennis te delen met andere partijen. Denk bijvoorbeeld aan een brancheorganisatie die kennis wilt delen met zijn leden, of een ziekenhuis met zijn personeel. Dat betekent dus dat kennis extern, maar ook intern kan worden gedeeld. Het uiteindelijke doel is dat iedereen die beschikking heeft tot de kennis in de kennisbank, altijd juist én volledig geïnformeerd wordt en anderen kan informeren.
Toepassingsgebieden
Over het algemeen zijn er twee brede toepassingsgebieden; de interne kennisbank en de externe kennisbank.
Interne kennisbank
De interne kennisbank is een kennisbank die geschikt is voor medewerkers van een organisatie. De kennis die wordt gedeeld in die kennisbank is dus alleen intern beschikbaar. In een goede, overzichtelijke kennisbank is de juiste kennis makkelijk te vinden en direct bruikbaar. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat constant rekening moet houden met bepaalde wet- en regelgevingen. Met behulp van een kennisbank krijgen medewerkers snel inzicht in de laatste updates en kunnen zij de juiste informatie informatie in korte tijd opzoeken. Dat zorgt voor tijdsbesparing, iets waar alle afdelingen van kunnen profiteren.
Externe kennisbank
Een externe kennisbank kan ook wel een openbare kennisbank worden genoemd, dat betekent dat de kennisbank voor iedereen van buitenaf beschikbaar is. In veel gevallen is het wel zo dat je lid moet zijn van een organisatie wil je toegang krijgen tot die kennis. Een goed voorbeeld hiervan is een brancheorganisatie. Als brancheorganisatie wil je op een toegankelijke manier kennis delen met je leden, waaronder artikelen, belangrijke informatie en veranderingen in wet- en regelgeving. Met behulp van de kennisbank worden de leden op een makkelijke en overzichtelijke manier op de hoogte gehouden van nieuws in hun vakgebied. De kennisbank helpt redacteuren bij het publiceren van informatie en biedt bezoekers de snelste toegang tot voor hen relevant informatie. Dat zorgt voor betere samenwerking onderling en extern.
Kennisbank software
Voor het opzetten van een kennisbank is er software nodig. Je kan daarbij kiezen voor maatwerk software, waarbij je een software ontwikkelaar inschakelt om de gewenste kennisbank te bouwen. Door een kennisbank te laten ontwikkelen krijg je de kennisbank die past bij jouw organisatie en krijg je alle features die je nodig hebt.
Kennisbank laten ontwikkelen
Heb jij hulp nodig bij het structureren en overzichtelijk maken van kennis? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen graag bij het toegankelijker maken van kennis. Samen met jou maken we bestaande kennis inzichtelijker en kennisoverdracht eenvoudiger. Ben je benieuwd hoe wij dat voor andere organisaties hebben gedaan? Bekijk dan onze klantreferentie van Stichting Rioned.
Meer weten over het effecitief én efficiënt managen van kennis? Download gratis het eBook ‘Tips en tools voor kennismanagement’.
Het eBook geeft je:
✓ Een schets van de huidige problematiek voor kennisintensieve organisaties;
✓ Een concreet stappenplan om kennis efficiënt te managen;
✓ Een duidelijke lijst van tools voor kennismanagement die passen bij dit stappenplan.